展覽項目的產生來源于策劃人員長期的積累和創造的靈感。從腦海里浮現某一特定主題的展覽會場景廾始，到展覽會的初步市場分析和財務估算，直至該展覽項目正式立項，我們把這一過程稱之為展覽會策劃的項目設想與建議過程。這一過程的核心工作主要包括三個方面
第一，行業展會分析。
行業展會分析包括兩層含義，首先是對展會舉辦地某產業的發展現狀和發展趨勢進行分析，目的是判斷新廾發的展覽會是否有發展潛力，或者是為現有展覽會調發展策略扌是供依據。其中，對產業結構進行深入分析，本身就有助于展覽策劃人員把握展覽會的整體框架，如參展商的類型劃分、展出布局、專業觀眾的來源等。其次是同類展覽會的競爭力分析，包括對競爭對手的潛在參展商、目標專業觀眾和展會規模等的分析，以期明確展覽會的定位。
第二，展覽項目構思。
這里的項目構思主要是解決展覽會的選題和定位間題。針對市場策劃優秀的選題，并將策劃創意轉化為精心組織與施工，真正為參展商和專業觀眾搭建理想的交流、交易平臺，展覽會才能取得預期的成功。例如，1998年，北方工商業展覽有限公司策劃并組織的首屆中國展覽場館及展示技術、器材、設備、設施展覽會，是建國以來國內展覽場館和展示器材廠家的首次大聚會。本屆展覽會充分展示了改革廾放以來中國展覽業所取得的巨大成就，尤其是展覽設施的發展和創新，對中國展覽業的發展產生了深遠的影響。由于選題新穎、定位準確、意義特殊，本次展覽會取得圓滿成功。
第三，會展立項策劃。
會展立項策劃就是根據掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關事宜進行初步規劃，設計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規劃內容。會展立項一要遵循八項原則保護名牌會展、扶持專業會展、勵境外來展、優先全國會展、促進新型項目、擴大展場銷售、遵循辦展能力、參照申辦順序。立項策劃的內容主要包括會展名稱和地點、辦展機構、展品范圍、辦展時間、會展規模、會展定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、會展進度計劃、現場管理計劃、相關活動計劃等，并制作《會展立項策劃書》。